経費データの相談と私の管理方法をご紹介

横浜商工会議所が主催する無料相談に行ってきました。
税理士さんが相談に乗っていくださって、とても丁寧で分かりやすく説明してくださいました。
また、横浜商工会議所の職員の方は事前に相談内容について詳しく話を聞いてくださり、前の日にはちゃんと電話で連絡もしてくれたりと、とても親切な対応でした。
宮城にいる時は分からない事はしょっちゅう商工会議所の方に連絡して相談に乗っていただいていました。
横浜は規模が大きいし事務的な対応だろうなって思っていましたが、全然そんなことありませんでした。
同じようにビジネスの事で悩んでいる方は、一度行ってみるといいですよ。
出張相談以外に事務所がある所ではいつも相談できるようです。

私が今までで、これでいいの?って不安に思う事をざっくりとお話を聞いていただきました。もしかしたら、同じような悩みがある方もいるかもしれないので、持って行った資料等についてご紹介しますね。

私が相談したこと。

1)今回のリフォームが経費つける時の勘定科目が資産になるのか、修繕費として落とせるのかという事。
2)今までの私の経理上のデータの付け方に間違いがないのか、お金の管理でやり方を見直した方がいい事。
3)65万円控除の青色申告に向けての帳簿の付け方
4)期首の資産(在庫)の計算方法が間違っていないか

あらかじめ商工会議所の方から確定申告の資料と、今回のリフォームにかかった見積もりや請求書などを持ってくるように言われていました。

私が用意していったのは、確定申告の際の書類の控え、毎日付けている売り管理表と経費管理表、そしてリフォームの内訳がわかる資料と請求書。
税理士さんが、経費の中身を全部見たわけではありませんが、経費の付け方、売り上げの付け方、レジ金の管理の仕方など見てくれて、ちゃんと管理されていると言ってくださいました。
一人で仕事していると誰も褒めてくれないので、こういわれると嬉しいですね♪

売上の付け方については、日々どのようなものが売れて、それら一つづをどのように管理しているかも聞かれました。
日々つけている売上ノートも持って行った方がいいと思いました。

65万円控除の青色申告についてですが、3年前の初期投資がかなりかかっていたので、どうせ最初は黒字にならないと思って、10万円控除の青色申告をしていました。
帳簿が一つ少なくて済むので、面倒な帳簿付けはやっていなかったんですけど、そろそろまじめにやろうかなと思って、やり方を教えていただきました。
結論からいうとクラウドの会計システムを入れたほうが楽だという事がわかりました。
来年からクラウドの会計システムにしようかと思います。

じゃあ、今までどうしてたのかといいますと、エクセルですべてのデータを管理していました。
なにせクラウドシステムって無料じゃないんですよ!
赤字で始まっているのに、確定申告だけの為に毎月お金かけるってどうなの?って思っていたんですね。
だから自分で作ったシートで管理していました。
どんなシートか気になります?

例えば、
9/21 ¥5200円 電気代 水道光熱費 取引会社名 
9/21 ¥300 紙袋 雑費 取引会社名

って入力すると、勘定科目ごとの一覧シート(隣の別シート)の水道光熱費の欄に5200円が反映されて、雑費の欄に300円が反映されて、1年たつと1年分の経費毎の金額が自動的に集計されているシートを作ってやっていたのです。

商品をしょっちゅう仕入しない方はこんなの付けずに、レシートを計算機で計算したほうが速いと思いますが、細かいものをしょっちゅう仕入れる場合は、やっぱりこまめにつけておいた方がいいですね。
レシートの管理方法もミスしないように一手間加えています。

<レシート紛失防止策>
レシートは絶対財布の中に入れておく。
財布から出したら、絶対管理シートに入力!
未入力なら、財布がどんなにパンパンになろうとも、財布に入れておく。←ここが失くさないためのポイント。
財布がパンパンになるとどうしても取り出したくなりますよね。
出すときは必ずPCの中の管理シートを立ち上げてから取り出す。
そして入力!という事を徹底していました。
財布の中はすぐに一杯になりますので、必然的にちょこちょこ入力せざるを得ないような状況になります。
2週間に1回くらいの入力だと、何を買ったか自分で覚えているので、こんなの何で買ったんだっけ?ってことにはならないのもいいですね。

<入力時のミス防止策>
レシートを管理シートに重複して入力したり、未入力のままファイルするのを防ぐために、入力後にレシートに済スタンプを押してからファイルするようにしていました。
それが押してあるものはすでに管理シートに入力済みなので、間違ってもう一度入力することはありません。
基本的にファイルしてあるものは全部そのスタンプが押してあることになりますが、そのスタンプがないままファイルしてある場合、管理シートを見てちゃんと入力してあるかどうか確認することもできます。
ファイルも日付順にファイルするようにして、管理データとの突合せができるようにしています。

本当にこんなことしないとダメなの?って思いますよね。
今日税理士さんに聞いたところによりますと、監査は税理士が入っている所と入っていない所でちゃんと区別されていて、個人でやっているところは外部が入っていないので、脱税が発覚しにくいため、小さくても監査来たりするんだそうです。
その時に、なぜこの勘定科目を選んだのか、ちゃんと説明できるようにしておかないといけないそうです。
だから、ちゃんとデータとレシートなどの証拠品、そして勘定科目を選んだ理由などを見てわかるようにしておいた方がいいですね。

この記事が誰かの参考になればいいな♪

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